Los gastos deducibles para autónomos suelen generar muchas dudas en estos profesionales, que no saben lo que pueden deducirse y lo que no.
Cuando te toca presentar cada trimestre tus declaraciones de IVA e IRPF surgen las preguntas:
¿Qué gastos concretos puedo deducirme?
¿Cómo me los puedo deducir?
¿Qué requisitos tienen que cumplir para ser deducibles?
¿Y si lo hago mal y meto gastos que no puedo deducirme?
Los gastos deducibles para los autónomos te permiten reducir tu base imponible y pagar menos impuestos ahorrando dinero. Pero debes hacerlo bien para evitar un problema con Hacienda.
Si eres autónomo, nuestra asesoría fiscal y contable puede ayudarte a aprovechar las ventajas fiscales que te ofrece la Ley para ahorrar en tus impuestos, optimizando la gestión de tu negocio.
Qué son los gastos deducibles para autónomos en el ejercicio de su actividad
Como autónomo vas a generar una serie de gastos en el desarrollo de tu actividad profesional: alquileres, desplazamientos, compra de materiales…
Entre todos estos gastos están los llamados “deducibles”, es decir, aquellos que puedes deducirte porque son imprescindibles y necesarios para ejercer tu actividad como autónomo.
Esto significa que Hacienda resta esos gastos de tus ingresos para determinar tus beneficios y calcular qué cantidad de impuestos tienes que pagar cuando presentas tus declaraciones de IVA e IRPF.
De esta forma reduces la base imponible de ambos impuestos, y esto significa que vas a pagar menos y ahorrar más.
La mayoría de autónomos que delegan en nuestra asesoría fiscal y contable la gestión y cumplimiento de sus obligaciones tributarias nos consultan dudas habituales sobre qué gastos pueden deducirse y cómo deducirlos.
Es importante conocerlos bien para no cometer errores por exceso o por defecto:
- Por exceso, porque te estés deduciendo gastos que no puedes incluir, lo que puede suponerte multas, sanciones o recargos.
- Por defecto, porque estás dejando de deducirte gastos que podrías incluir y así estás desaprovechando las ventajas fiscales que la Ley ofrece a los autónomos.
Cuáles son los gastos deducibles para autónomos
Para que Hacienda no te ponga problemas al deducirte un gasto determinado debes tener en cuenta tres pautas acerca del gasto deducible:
➯Debe estar vinculado al ejercicio y desarrollo de tu actividad profesional como autónomo.
➯Debe estar justificado con la factura correspondiente, salvo en algún caso específico que puede bastar con un recibo o factura simplificada siempre que consten tus datos fiscales.
➯Debe estar bien contabilizado y registrado en tus libros de cuentas.
Puedes incluir gastos deducibles tanto en el IVA como en el IRPF.
Los gastos deducibles para autónomos en el IVA
El IVA es un tributo indirecto que recae sobre los consumidores y grava el consumo final de productos y servicios.
Como autónomo repercutes el IVA a tus clientes cuando vendes un producto o prestas un servicio, y lo pagas cuando compras algo a tus proveedores.
La diferencia entre el IVA que repercutes y el que soportas es lo que tienes que pagar o cobrar a Hacienda cada trimestre.
Los gastos deducibles más habituales para autónomos en el IVA son:
➡️Alquiler de local donde desempeñas tu actividad (siempre que no sea vivienda habitual), y suministros (luz, agua, teléfono e internet) siempre que todos ellos estén a tu nombre.
➡️Gastos de publicidad y marketing, asesoría, gestoría. Y otros servicios relacionados directamente con el ejercicio de tu actividad.
➡️Gastos de representación. Incluyen viajes, alojamiento, dietas y otros, siempre que los justifiques debidamente y sean proporcionales a los ingresos que hayas obtenido.
➡️Gastos de aprovisionamiento. Las compras de material para la oficina o materias primas, entre otros.
Hay otros gastos que no puedes deducirte en IVA, como los relacionados con actividades de ocio, los personales o los de viajes que no tengan que ver con tu actividad profesional.
Ante la duda, nuestra recomendación es que consultes con una asesoría fiscal y contable, porque cada autónomo es diferente y tiene sus propios gastos, de esta forma evitas errores y te aseguras de incluir la totalidad de tus gastos deducibles.
Los gastos deducibles para autónomos en el IRPF
En tu declaración del IRPF los gastos deducibles están regulados por Hacienda y tienen una relación directa con tu actividad económica.
Algunos de ellos podrás deducírtelos en una parte y otros en su totalidad, todo depende de la naturaleza y tipo de gasto, siendo recomendable que te ayude en caso de dudas una asesoría fiscal de confianza.
Estos son los gastos deducibles en IRPF para autónomos más habituales:
➯Gastos de tu explotación, como las compras de mercancías, material de oficina, materias primas o combustibles, entre otros.
➯La cuota de autónomos, que es un gasto necesario y requerido para que puedas desempeñar tu actividad.
➯Gastos de sueldos y salarios de tu personal. Que incluyen desde los pagos a tus trabajadores, pagas extraordinarias, obsequios y premios, hasta las retribuciones en especie, gastos de formación e indemnizaciones.
➯Gastos de alquileres de oficina o local, y de suministros. Agua, luz, teléfono, gas o conexión a internet.
➯Gastos de representación, que incluyen viajes, comidas o cenas con clientes o de promoción de productos o servicios relacionados con tu actividad como autónomo, y por dietas de manutención justificados con factura.
➯Gastos de suministros domésticos si trabajas como autónomo en casa, si bien esta deducción tiene muchos matices, porque no es igual tener la vivienda en propiedad que en alquiler.
Es más sencillo que puedas deducirte estos gastos si la vivienda es tuya, donde en términos generales podrías deducirte un porcentaje sobre la totalidad de tus suministros de gas, luz, agua, y teléfono.
Pero si vives de alquiler no suele ser rentable deducirte este gasto, si bien siempre recomendamos valorar la situación concreta de cada autónomo.
➯Gastos de transporte de los vehículos profesionales que utilices para desarrollar tu actividad profesional, y de seguros de bienes o personas asociados a la misma.
Ojo porque esta deducción tiene matices, ya que Hacienda solo admite la deducción de vehículos profesionales (taxis, furgonetas…), ya que en los utilizados también de forma privada es muy complicado demostrar el porcentaje de uso para tu trabajo como autónomo.
➯Seguro de salud y de responsabilidad civil.
➯Gastos en servicios externos de profesionales independientes: asesoría, abogados, notarios, servicios bancarios, relaciones públicas, gastos de marketing y publicidad y otros similares.
➯Gastos de amortización de bienes de inversión que utilices para tu actividad profesional como autónomo.
➯Gastos financieros que hayas llevado a cabo para disponer de capital. Incluye, entre otros, los intereses de créditos o préstamos que hayas pedido, siempre que tengas una cuenta específica para tu actividad.
➯Impuestos y tasas municipales, como el IBI o la tasa de basuras.
➯ Deducción por gastos de formación y capacitación, como cursos, máster, membresías, seminarios…
Gastos deducibles para autónomos: qué documentos necesitas
Los gastos deducibles para autónomos tienen que estar correctamente justificados para garantizar que la deducción que aplicas es correcta y evitar problemas.
Para deducirte esos gastos relacionados con el ejercicio de tu actividad es necesario que conserves las facturas que los justifiquen, que deben incluir:
➡️Tus datos (nombre, apellidos y DNI).
➡️La fecha de ese gasto y su concepto o descripción.
➡️El importe de ese gasto (base imponible y cuota de IVA que se aplica).
También debes recopilar:
- Cualquier documento que equivalga a una factura y que incluya la misma información, como recibos o albaranes.
- Justificantes bancarios que demuestren tus pagos o cobros, como transferencias o cheques.
- Contratos o presupuestos que acrediten trabajos o prestaciones realizadas.
Una vez tengas recopilados todos estos documentos, es el momento de aplicarlos para justificar tus gastos deducibles como autónomo.
Y aquí es donde suele surgir el problema, porque en muchas ocasiones te vas a encontrar con un gasto determinado que no vas a saber si incluirlo o no como deducible.
Si no lo haces y es deducible, pierdes la opción de ahorrar en tus impuestos, y si lo haces y no es deducible puedes tener un problema con la Agencia Tributaria.
Esto ocurre, sobre todo, con todos esos gastos especialmente “dudosos” donde Hacienda es un poco más “quisquillosa” o exigente, y que pueden ofrecer más dudas.
Entre ellos están los correspondientes al alquiler de una oficina o local, o al uso de la vivienda propia si trabajas en casa, los del vehículo (seguro, mantenimiento, gasolina), los de tu teléfono móvil, de vestuario, o de viajes (billetes de tren o avión, taxis u otros).
Para evitarte estos problemas lo mejor que puedes hacer es delegar esta tarea en una asesoría fiscal y contable de confianza que te ayude a cumplir con tus obligaciones como autónomo con garantías.
Recomendaciones para organizar tus gastos deducibles como autónomo
En Networking llevamos más de 30 años ayudando a autónomos como tú y sabemos muy bien que ocuparte de llevar la gestión contable y fiscal de tu negocio supone para ti tiempo y preocupaciones.
Por ello te recomendamos seguir estas pautas para facilitarte la organización de tus gastos deducibles en el IVA y el IRPF son:
➯Ordena bien todas tus facturas, guardándolas siempre en el mismo lugar para tenerlas a mano cuando te toque preparar los impuestos.
➯No esperes a que llegue el momento de presentarlos para ponerte a reunir la documentación, es mejor que lo vayas haciendo de forma periódica (por ejemplo, cada mes).
➯Conserva todas tus facturas y documentos el tiempo que indica la Ley (4 años en el caso del IVA y 5 años en el caso del IRPF).
➯Ante la duda sobre alguno de tus gastos deducibles como autónomo consulta con una asesoría fiscal y contable, que pueden ocuparse de todo para que aproveches todo lo posible las ventajas fiscales que te ofrece la Ley.
En Networking te descargamos de todos los trámites asociados a la gestión fiscal y contable de tu negocio como autónomo, ayudándote a reducir tu carga fiscal para que tú dediques tu tiempo a rentabilizar tu negocio.
Te animamos a contactarnos aquí para una consulta gratuita donde resolveremos todas tus dudas sin compromiso.
